Otel Telefon Santrali: Oda Telefonu ve Santral Seçimi

Otel telefon santrali seçerken iki soruya cevap ararsınız: Odalara hangi telefon konacak ve santral resepsiyonun işini ne kadar kolaylaştıracak? Grandstream tarafında bu iş, GHP serisi oda telefonları ile otel yönetimi (PMS) özellikleri olan UCM IP santrallerle çözülür. Personel için DECT ya da Wi-Fi telsiz telefonlar eklenir.

Otel telefon sistemi hangi parçalardan oluşur?

Küçük bir butik otelde de, yüz odalı bir tesiste de yapı aynıdır. Değişen yalnızca adetler ve ağ altyapısının büyüklüğüdür.

• Santral: Dış hatları, oda dahililerini, resepsiyonu ve otel işlemlerini (check-in, uyandırma, oda durumu) yönetir.
• Oda telefonları: Misafirin kullandığı, resepsiyon, oda servisi gibi birimlere tek tuşla ulaştıran sade telefonlar.
• Personel telefonları: Resepsiyon masasında masaüstü IP telefon; kat görevlisi, teknik ekip ve güvenlik için taşınabilir DECT ya da Wi-Fi telefon.
• Ağ: IP telefonları besleyen PoE switch’ler, Wi-Fi modeller kullanılacaksa access point’ler.

Santral olarak Grandstream santral modelleri (UCM serisi) bu yapının merkezinde durur. Model seçerken dahili sayısı ve eş zamanlı görüşme ihtiyacına bakılır; modeller arasındaki farkları Grandstream UCM IP santral modelleri yazımızda ayrıca anlattık.

Oda telefonları: Grandstream GHP serisi

GHP serisi otel odası için tasarlanmış IP telefonlardır. Hepsinde 2 SIP hesabı, web arayüzünden ayarlanan 10 hızlı arama tuşu, HD ses, 3’lü konferans ve multicast anons (paging) desteği bulunur. Masaya konabilir ya da duvara monte edilebilir. Grandstream GDS kapı interkomlarıyla kapı açma ve işitme cihazı uyumu (HAC) da ortak özelliklerdir.

Seri üç ana modelden oluşur. Her modelin beyaz ve siyah rengi, bir de Wi-Fi’lı “W” sürümü vardır:

Kablolu modeller tek 10/100 Mbps Ethernet portundan PoE ile beslenir; yani odaya yalnızca bir ağ kablosu çekmek yeterlidir. W modeller (GHP610W, GHP621W, GHP631W gibi) çift bant Wi-Fi 6 destekler ve kutudan 12V adaptörle çıkar. Odaya kablo çekmenin zor olduğu eski binalarda ya da tadilat yapmak istemediğiniz otellerde W modeller işinizi kolaylaştırır.

GHP610 ve GHP620 ailesinde kasa antimikrobiyal malzemedendir (ISO 22196:2011 testine göre). Ön paneller Grandstream’in GHP Faceplate Customization Tool aracıyla otelin logosu ve birim adlarıyla hazırlanabilir. Seçimi genelde oda konsepti belirler: standart odalarda GHP610, logo ve şarj çıkışı istenen odalarda GHP620, süit ve üst segment odalarda ekranlı GHP630 tercih edilir.

Santral tarafı: UCM’de otel yönetimi (Local PMS)

Grandstream IP santrallerde “Local PMS” adlı dahili bir otel yönetim modülü bulunur. Ayrı bir otel programına bağlanmadan temel otel işlemlerini santralin web arayüzünden yapmanızı sağlar. Grandstream’in dokümanına göre UCM6300 ve UCM6300A serisinde şu özellikler destekleniyor:

• Rezervasyon, check-in ve check-out: Misafir girişinde oda için arama yetkisi seçilir, misafir bilgileri kaydedilir. Çıkışta arama yetkisi kendiliğinden “Internal” (yalnız dahili) seviyesine döner.
• Arama yetkisi: Her oda için Internal, Local, National ya da International seçilebilir.
• Uyandırma servisi: Resepsiyon ya da misafir uyandırma araması kurar; tekrar sayısı ve aralık ayarlanır, tekrarlı (günlük, haftalık) kurulabilir.
• Oda durumu: Müsait, temizlikte, arızalı, kirli, kapalı gibi durumlar. Kat görevlisi odadaki telefondan kod tuşlayarak durumu günceller.
• Minibar ve faturalama: Kat görevlisi tüketilen ürünü telefondan kod ile misafirin hesabına ekler. Oda ücreti, minibar ve diğer kalemler check-out ekranında görünür. Görüşme ücretlendirmesinde Türk lirası para birimi olarak seçilebilir.
• Çıkışta temizlik: Misafir girişinde ya da çıkışında telefonun arama geçmişi ve kurulu uyandırmalar otomatik temizlenebilir. Çıkıştan sonra sesli mesaj kayıtları SFTP sunucu, NAS, USB ya da SD karta yedeklenebilir. Arama geçmişini silme özelliği şu an yalnızca Grandstream telefonlarda çalışıyor; GHP serisini seçmenin bir nedeni de bu.

Oteliniz zaten bir otel yönetim programı kullanıyorsa santral onunla da konuşabilir. Grandstream’in Oracle OPERA, Mitel ve HSC gibi harici PMS sistemleri için ayrı entegrasyon kılavuzları bulunuyor. Hangi entegrasyonun sizin programınızla çalışacağını kurulumdan önce birlikte kontrol etmek gerekir.

Resepsiyon ve personel için telefonlar

Resepsiyonda çok tuşlu, ekranlı bir masaüstü IP telefon odaları ve birimleri takip etmeyi kolaylaştırır. Kat görevlileri, teknik servis ve güvenlik ise binanın her yerinde ulaşılabilir olmalıdır. Burada iki seçenek var:

• IP DECT telefonlar: Baz istasyonu ağa bağlanır, el cihazları santrale dahili olarak kaydolur. Geniş tesislerde birden fazla baz istasyonuyla kesintisiz dolaşım sağlanır; bunu çok hücreli IP DECT sistemi yazımızda anlattık.
• Wi-Fi IP telefonlar: Otelin Wi-Fi ağı güçlüyse ayrı bir telsiz altyapısı kurmadan kullanılır.

İki yaklaşımın artı ve eksilerini DECT mi Wi-Fi telefon mu yazısında karşılaştırdık. Otel ölçeğinde çoğu zaman belirleyici olan, binanın her katında Wi-Fi kapsamasının ne kadar iyi olduğudur.

Odalardaki GHP telefonlarda multicast anons desteği olduğu için santral üzerinden gruplara anons yapmak da mümkündür.

Kurulum nasıl ilerler?

Otel kurulumunda santral, oda telefonları ve otel modülü birlikte planlanır. Ana adımlar şöyle:

1. Oda ve dahili planı: Oda numarası ile dahili numarasının aynı olması resepsiyonun işini kolaylaştırır. Bu plan önce kâğıt üzerinde çıkarılır.
2. Santral ve telefonlar: UCM’nin genel kurulumu ve dış hat bağlantısı yapılır, GHP telefonlar ağa bağlanıp santrale kaydedilir. Genel adımlar Grandstream santral kurulumu yazımızda var.
3. Otel modülünü açmak: UCM web arayüzünde Integrations → PMS → Basic Settings sayfasında PMS Module “Local PMS” seçilir; otel adı, uyandırma anonsu ve çıkışta yapılacak temizlik ayarları girilir.
4. Odalar: Integrations → PMS → Room Management altında odalar tek tek ya da toplu olarak eklenir, oda tipleri ve oda grupları (kat, blok) tanımlanır.
5. Kat görevlileri ve minibar: Housekeeper sayfasında her görevliye kod ve şifre verilir; Mini Bar sayfasında ürünler ve kodları girilir.
6. Özellik kodları: Varsayılan olarak *35 uyandırma, *37 resepsiyondan başka oda için uyandırma, *23 oda durumu güncelleme kodudur. Kodlar Basic Call Features → Feature Codes altında değiştirilebilir. Personele kısa bir kullanım kartı hazırlamak işe yarar.

Grandstream dışındaki markaların telefon santrali modellerini de karşılaştırmak isterseniz tüm markalar anasayfamızda listeleniyor.

Sık Sorulan Sorular