Santral Programlama: Gece Modu, Karşılama Anonsu, Yönlendirme
Gece/gündüz modu, karşılama anonsu, çağrı yönlendirme ve grup çaldırma santral programlamasıyla ayarlanır. Bu ayarların ne işe yaradığını ve ne zaman güncellenmesi gerektiğini Karel ve Fortel santraller üzerinden anlattık.
Bu yazıda
Santral programlama, telefon santralinizin gelen ve giden çağrıları işletmenizin düzenine göre yönetmesini sağlayan ayarların tamamıdır. En çok kullanılan üç ayar; mesai saatine göre çalışan gece/gündüz modu, arayanı karşılayan sesli anons ve çağrının doğru kişiye ya da numaraya gitmesini sağlayan yönlendirmedir. Bu ayarlar kurulumda yapılır, işletmeniz değiştikçe de güncellenir.
Bu yazıda her ayarın ne işe yaradığını, nasıl planlanacağını ve hangi durumlarda yenilenmesi gerektiğini Karel ve Fortel santraller üzerinden anlatıyoruz.
Gece/gündüz modu
Gece/gündüz modu, santralin mesai saatlerinde ve mesai dışında farklı davranmasını sağlar. Gündüz modunda gelen çağrılar örneğin sekreterin ya da satış ekibinin dahilisinde çalar. Gece modunda aynı çağrı nöbetçi bir dahiliye, bir cep telefonuna ya da mesai dışı anonsuna yönlenebilir.
Mod geçişi santralin modeline göre belirli saatlerde otomatik olarak ya da bir dahiliden elle yapılabilir. Karel MS serisi santrallerde esnek gece servisi, Fortel santrallerde gündüz/gece modu özelliği bu ihtiyaç için kullanılır.
Gece modunu planlarken şunlara karar vermeniz yeterli:
- Mesainin başladığı ve bittiği saatler (hafta içi, cumartesi ve pazar ayrı ayrı)
- Öğle arasında farklı bir düzen isteyip istemediğiniz
- Mesai dışında çağrıların hangi dahiliye ya da numaraya gideceği
- Resmi tatil ve bayram günlerinde nasıl bir düzen istediğiniz
Karşılama anonsu
Karşılama anonsu, arayan kişinin hatta bağlanır bağlanmaz duyduğu kayıtlı mesajdır. Arayan, anonsu dinledikten sonra bildiği dahili numarayı tuşlayarak doğrudan ilgili kişiye ulaşabilir. Böylece çağrıların hepsinin tek bir kişide toplanması gerekmez.
Karel santrallerde doğrudan dahili aboneye erişim, Fortel santrallerde ise robot olarak adlandırılan karşılama mesajı özelliği bu işi yapar. Fortel Z206 gibi modellerde mesaj süresi 20 saniyeyle sınırlıdır; bu yüzden metni kısa tutmak gerekir.
Anons metnini nasıl hazırlamalı?
İyi bir karşılama anonsu kısa ve nettir. Örnek bir metin:
“ABC Ticaret’e hoş geldiniz. Bildiğiniz dahili numarayı tuşlayabilir ya da hatta kalarak yetkiliye bağlanabilirsiniz.”
Mesai dışı için ikinci bir anons hazırlayıp çalışma saatlerinizi belirtebilirsiniz. Anonsu sessiz bir ortamda, net bir sesle kaydetmek dinleyen için büyük fark yaratır. Kaydı santrale yüklerken ses seviyesini de birlikte kontrol ediyoruz.
Çağrı yönlendirme
Yönlendirme, bir çağrının ilk çaldığı dahiliden başka bir yere aktarılmasıdır. En çok kullanılan yönlendirme türleri şunlardır:
| Yönlendirme türü | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Dahiliye yönlendirme | Masasında olmayan çalışanın çağrısı başka bir dahilide çalar. |
| Dış numaraya yönlendirme | Çağrı belirlenen bir cep ya da sabit telefona gider. Santralin modeline ve hat tipine göre ayarlanır. |
| Meşgulde yönlendirme | Dahili meşgulken gelen çağrı ikinci bir kişiye düşer. |
| Cevapsızda yönlendirme | Belirli bir süre açılmayan çağrı başka bir dahiliye geçer. |
| Grup çaldırma | Çağrı bir departmandaki tüm dahililerde birlikte ya da sırayla çalar. |
Karel MS serisi santrallerin özellik listesinde dahili ya da harici çağrı yönlendirme, Fortel santrallerde ise çağrı aktarma ve tüm dahilileri aynı anda arama özellikleri yer alır. Hangi türün kullanılabileceği santralin modeline göre değişir; programlama öncesinde santralinize uygun seçenekleri birlikte belirliyoruz.
Diğer sık kullanılan ayarlar
- Beklemede müzik: Çağrı aktarılırken arayan kişinin sessizlik yerine müzik duyması.
- Arama kısıtlama: Bazı dahililerin şehirlerarası, uluslararası ya da cep telefonu aramalarının sınırlanması.
- Dahili numaralandırma: Numaraların departman ya da kat düzenine göre verilmesi (ör. muhasebe 20’li, satış 30’lu numaralar).
- Kapı açma ve diyafon: Santrale bağlı kapı sistemiyle dahiliden kapı açılması (modele ve bağlı cihaza göre).
Programlama ne zaman güncellenmeli?
Santral ayarları kurulumdaki haliyle yıllarca kalabilir. Ancak işletmeniz değiştikçe ayarların da güncellenmesi, arayan kişinin her zaman doğru yere ulaşmasını sağlar. Güncelleme gerektiren tipik durumlar:
- Mesai saatinin değişmesi: Yaz/kış saatleri, cumartesi mesaisinin eklenmesi ya da kaldırılması.
- Yeni personel: Yeni bir dahili açılması ya da ayrılan çalışanın dahilisinin devredilmesi.
- Departman değişikliği: Yeni bir ekip kurulması ve bu ekip için grup çaldırma ayarlanması.
- Ofis taşınması: Yeni adreste oda düzenine göre dahililerin yeniden eşleştirilmesi.
- Tatil dönemleri: Bayram ya da yıllık kapanış dönemleri için özel anons.
- Yeni hat eklenmesi: Eklenen dış hattın hangi dahililerde çalacağının belirlenmesi.
Programlama nasıl yapılıyor?
Santral programlama, modele göre bilgisayar üzerinden, uzaktan bağlantıyla ya da santrale bağlı bir telefondan yapılır. Ayarları değiştirmeden önce mevcut programlamanın yedeğini alıyoruz; böylece istenirse eski düzene dönülebilir.
Süreç kısaca şöyle işler: İstediğiniz değişiklikleri telefon ya da WhatsApp ile iletiyorsunuz. Santralin modeli uygunsa ayarlar uzaktan yapılıyor; değilse teknik ekibimiz İstanbul’daki adresinize geliyor. Değişiklikten sonra dış hattan deneme araması yapılarak anons, gece modu ve yönlendirme birlikte kontrol ediliyor.
Nur İletişim, Karel ve Fortel yetkili servisi olarak her iki markanın santrallerinde programlama hizmeti veriyor. Ayrıntılar için Karel servis ve Fortel servis sayfalarımıza bakabilirsiniz. Yeni bir santral düşünüyorsanız Karel MS38S 4/8 ya da Fortel P832 4/16 gibi modellerin özellik listesinden bu ayarların hangilerinin desteklendiğini görebilirsiniz.
Ayarlarınızı kayıt altında tutun
Santral programlaması yıllar içinde küçük değişikliklerle büyür. Bir noktadan sonra hangi dahilinin kime ait olduğu, gece modunun hangi saatte devreye girdiği ya da hangi çağrının nereye yönlendiği tek bir kişinin hafızasında kalabilir. Her değişiklikten sonra güncel bir dahili listesi ve ayar özeti tutmanız, personel değiştiğinde de işin sürekliliğini sağlar.
Servis olarak yaptığımız her programlama değişikliğini yazılı olarak bildiriyor ve santralin yedeğini alıyoruz. Böylece bir sonraki değişiklikte nereden başlanacağı bellidir.
Sık Sorulan Sorular
Santral programlamayı kendim yapabilir miyim?
Bazı basit işlemler, kullanım kılavuzunda anlatıldığı şekilde bir dahiliden yapılabilir. Gece modu saatleri, yönlendirme kuralları ve anons yükleme gibi ayarlar ise santralin genel düzenini etkilediği için servis tarafından yapılmasını öneriyoruz. Yanlış bir ayar çağrıların bir kısmının yanlış yere gitmesine yol açabilir.
Programlama değişikliği için servis gelmesi gerekir mi?
Uzaktan bağlantıyı destekleyen modellerde çoğu ayar uzaktan yapılabilir. Bu sayede İstanbul dışındaki işletmelere de programlama desteği veriyoruz.
Karşılama anonsunu kim kaydediyor?
Anonsu kendiniz kaydedebilir ya da profesyonel bir seslendirme yaptırabilirsiniz. Kaydı santrale yüklenebilecek biçimde hazırlıyor, yükledikten sonra dış hattan arayarak birlikte dinliyoruz.
Mesai dışı çağrıları cep telefonuma yönlendirebilir miyim?
Santralin modeline ve dış hat tipine bağlı olarak mümkündür. Bu yönlendirme sırasında ikinci bir dış hat kullanılabileceği için hat sayınızı da hesaba katarak ayarlıyoruz.
Santral programlama için bize ulaşın
Gece modu, karşılama anonsu ve yönlendirme ayarlarınızı işletmenizin güncel düzenine göre yeniden yapmak için santralinizin modelini ve isteklerinizi iletmeniz yeterli. İletişim sayfamızdan bize ulaşabilir, 0212 649 85 85 numaralı telefondan arayabilir ya da +90 553 335 56 56 numarasından WhatsApp ile yazabilirsiniz.
Hangi santralin size uygun olduğunu birlikte belirleyelim
Hat ve dahili sayınızı söyleyin, modeli ve kurulumu planlayalım. Karel, Fortel, Telesis ve Grandstream yetkili servisiyiz.
